사무자동화산업기사 사무경영관리- 자료관리 보존 형태 필기요점정리

1. 자료관리 보존 형태

   1) 자료관리의 개요

      (1) 자료의 종류

행정 간행물	󰋯행정기관이 발간하여 배포하는 것   󰋯조사 보고서, 연구보고서, 통계서, 백서 및 홍보안내서의 간행물
행정 자료	󰋯대내외문서, 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서 등   󰋯행정업무에 관한 자료
일반 자료	󰋯행정기관이 생산하지 않은 자료들   󰋯각종 전문서적, 교양서적 등

         

      (2) 자료의 관리 : 수집된 많은 양의 자료에서 필요한 정보를 유효하고 적절하게 얻어낼 수 잇도록 효과적으로

                       자료를 수집, 분류, 정리함은 물론 필요 없는 자료를 적시에 폐기하는 일련의 과정

 

   2) 자료의 분류

      (1) 행정자료의 분류

기관번호	총무처 장관이 정한 행정전산망 행정코드 9자리 중 앞에서 5자릿수까지
기능분류번호	'정부공문서 분류번호 및 보존기간 책정기준 등에 관한 규칙' 에 규정된   10진 분류식 공문서 분류번호를 사용
형식구분번호	자료의 형식 등에 의한 종별번호와 자료의 발간주기 등에 의한 간별 번호로 구성

         

      (2) 일반자료의 분류 - 한국십진분류법(KDC)

           공공도서관 등에서 사용하는 분류법으로 10개 항목으로 분류된 주류와 대분류, 중분류로 나눔

 

   3) 자료 관리기관의 운영 및 자료 목록 관리

      (1) 자료 관리기관 : 자료 관리에 관한 사무를 관장하기 위해 총무처에는 중앙자료 관리기관, 행정기관에는 자료과,

                          처리과에는 자료책임자를 둔다. 이때 중앙자료 관리기관은 정부기록보존소가 되며, 자료과는

                          당해 기관의 장이 정하고, 자료책임자는 당해처리과의 장이 정하도록 되어 있다.

      (2) 자료목록의 관리 : 처리과는 당해 기관 자료과에, 자료과는 중앙자료 관리기관에 신규수집, 이관, 폐기한 자료의

                           목록을 반기 1회 이상 통보하여야 한다. 중양자료 관리기관 또는 자료과는 통보받은 자료의

                           목록을 취합하여 자료목록을 작성/ 비치하고, 이용자에게 필요한 정보를 제공해야 한다.

 

폐가식	이용자가 자료를 직접 선택하기 불편하고, 출납수속이 번거로움
개가식	자료의 유실 또는 분실 위험성이 큼

   4) 자료의 열람

      (1) 자료의 열람방식

      (2) 열람제한 자료

          다른 법령에서 비공개하도록 규정된 내용이 포함된 자료

          공개하는 경우 사회/경제질서 유지에 큰 혼란이 초래될 우려가 있는 자료

          공개하는 경우 개인의 명예나 사적비밀을 침해할 우려가 있는 자료

          개인 또는 기업의 영업상 기밀에 속하는 사항으로 공개하는 경우 당사자에게 불이익을 줄 우려가 있는 자료

          기타 공개하는 경우 행정업무에 중대한 지장이 초래될 우려가 있는 자료

   5) 자료의 폐기 및 이관

      (1) 자료의 폐기

          당해 자료 관리기관의 장 또는 처리과의 장이 폐기할 수 있다.

            다만, 처리과의 장이 소장자료를 폐기하는 때에는 사전에 당해 기관 자료과의 장과 협의하여야 한다.

          자료를 폐기할 때 자료 관리대장에서 당해 자료의 분류번호 및 제목을 두 줄로 삭제하고,

            비고란에 "폐기" 표시를 한 후 그 일자를 기재하여야 한다.

      (2) 자료의 이관 

           폐기 대상 자료 중 역사 자료로서의 보존가치가 있다고 인정되는 자료는 이를 폐기하지 아니하고

           처리과는 당해 기관의 자료과에, 자료과는 중앙자료 관리기관에 이관하여야 한다.

 

   6) 행정 간행물의 관리

      (1) 행정 간행물의 발간등록

          처리과는 총리령이 정하는 바에 따라 당해 기관의 자료과에 이를 등록하여 발간 등록 번호를 부여받아야 한다.

          다만, 총리령이 정하는 아래의 행정 간행물은 예외로 한다.

          보안업무규정 및 보안업무규정 시행규칙에 의하여 비밀 또는 대외비로 분류된 간행물

          공문서인 간행물

          일시적이거나 단순한 안내, 홍보, 참고자료 등 장기간 활용할 가치가 없는 간행물

          기타 총무처 장관이 정하는 간행물

      (2)  발간등록번호의 구성과 표시

          기관번호는 발생기관의 기관번호 중 앞에서 5자릿수까지 한다.

          기능분류번호는 기능별 10진 분류표의 해당 번호로 한다.

          형식구분번호는 종별번호 및 간별 번호로 구성한다.

          등록일련번호는 행정 간행물 발간등록대장에 등록한 순서에 의하되, 정기간행물은 누년 일련번호로,

             부정기간행물은 연도표시 일련번호로 한다.

          발간등록번호의 표시는 그 간행물 표지의 왼쪽 위에 "행정 간행물 등록번호"라 표시하고,

             그 아래에 각 호의 번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.