사무자동화산업기사 사무경영관리- 사무 작업의 효율화 필기요점정리

◈ 사무 작업의 효율화

   1) 작업 연구 : 테일러의 시간연구(time study)와 길브레스의 동작연구(motiom study)가 일체화된 것으로,

                 작업을 용이하게 하고 작업시간을 표준화하며 자금결정을 공정하게 하고 작업의 질적 향상을 가져오며

                 생산비를 절감하는데 목적이 있다.

 

   2) 동작 연구 : 불필요한 작업을 제거하고 그 다음에 남는 잔여 작업을 최선의 가능한 절차에 의하여 배치하는데 목적

신체 사용에 관한 원칙	두 손은 동시에 사용하되 손이 쉬지 않도록 하며, 신체를 움직이는 범위를 적게 한다.   팔의 운동은 대칭적으로 동시에 움직이되 간단하고 자연스러운 리듬을 갖도록 한다.
기계 기구에 관한 원칙	공구, 재료 등은 정위치에 두며, 재료공급과 가공 후의 정리는 중력 송출 장치를 사용하고     적당한 조명을 유지하나. 두 개 이상의 공구는 가급적 일체화시키고 힘을 요하는 핸들이나   자루는 손바닥에 넓게 닿도록 만든다.

     

   3) 시간 연구 : 작업을 위한 정확한 표준시간을 설정하는데 목적이 있으며, 시간 연구에 의해 설정된 표준시간은

                  작업원의 공정한 작업량을 결정하고 소요되는 작업원수나 기계대수 등을 산정하는 기준이 된다.

 

   4) 동작 및 시간 연구의 기법

서식절차도표	현재 서식을 대상으로 하는 것,   새로운 서식의 도안, 신종 사무 발생시 변화 절차에 관한 자료 수집을 목적
인간절차도표	인간 자체를 대상으로 작업 방법에 관한 정보를 수집하여 작업 방법의 개선을 목적
작업도표	인간이 한 장소 내에서 행하는 작업행동을 대상으로 그 작업이 어떻게  이루어지는가를 측정
서식경략도표	각 부서가 서식의 취급을 둘러싸고 어떤 관계에 놓여 있는가를 파악하고 책임 범위를 명확히   하는데 목적

     

   5) 공정 연구 : 작업 과정을 공정 단위로 분석하여 총체적인 파악과 더불어 공정의 순서 변경, 낭비 배제, 합병 등에

                  대하여 검토하며, 작업 방법 개선, 공정 관리, 설비 배치 등에 필요한 자료 획득에 목적

 

2. 자료 관리의 자동화

   1) 자료 저장의 자동화

전자 파일링 (Electronic Filing) 시스템	▣컴퓨터 내부에서 처리되는 데이터 묶음에 대해 일상적 파일과 구분하기위해 전자파일이라 함 ▣전자 파일링 시스템은 전자 파일 저장 매체에 수록된 자료들의 데이터베이스에 의거, 색인을    작성하고 필요할 때마다 신속하게 데이터를 검색할 수 있도록 한 시스템임 ▣전자 파일링 시스템을 구성할 때는 문서 발생 건수에 따른 문서 처리 능력, 데이터베이스에    수록할 입력 문서의 기준, 색인에 사용될 검색키의 합리적 설정, 보관 자료의 중복성 배제    등을 신중하게 고려해야 함
데이터베이스 시스템	▣특정한 목적 응용을 위해 상호 연관성이 있도록 자료를 저장/운영할 수 있도록 모아둔 집합체 ▣구성 요소에는 데이터베이스 관리자(DBA : DataBase Management System)이 포함됨 ▣데이터베이스를 구축하는 목적은 통합되지 않은 데이터들을 체계적으로 정리하여, 데이터의    중복성을 최소화시키고 데이터의 공유, 데이터의 일관성 유지, 데이터의 보안 보장 등을    통하여 전체적인 업무의 표준화와 효율을 극대화시키는데 있음 ▣단점은 운영비가 많이 들며 시스템이 복잡하고, 시스템 고장에 다른 영향이 너무 큼

     

 

   2) EDI(Electronic Data Interchange)

정 의	▣전자 데이터 교환(Electronic Data Interchange)의 약자 ▣조직 내에서 상호 교환되는 문서를 정형화된 양식과 코드체계를 이용하여 컴퓨터에 도입한    하드웨어와 소프트웨어 기술의 집합
등장 요인	▣정보 기술의 발전 및 정보기기의 가격 하락   ▣조직 내 전산화의 발전 ▣정보 통신의 활용 가능성 인식               ▣정보 처리 소용 비용 증가 ▣외부 정보에의  의존 증대                   ▣분류 시스템의 영향 증대
효 과	▣송신 측의 문서발송 비용, 수신 측의 재입력 비용 절감 ▣송수신 양측의 오류 감소 및 수작업(자료의 분류, 저장, 보관, 발송) 비용 절감 ▣물품의 재고관리에 JIT(Just-In-Time)전략을 도입하여 창고 면적 및 관리 인원, 관리비 등이 절감됨 ▣적절한 생산계획 및 재고관리를 통하여 경영업무의 효율성이 증대됨 ▣정확한 정보전달을 통해 업무의 정확성과 신뢰성이 증대됨
구성 요소	EDI 표준	양식 표준(Formatting standard)과 통신 표준(Communication standard)으로 구분
	EDI 소프트웨어	모든 업체는 자기 고유의 데이터구조와 형식을 가지고 데이터를 보관, 이용하고 있기   때문에. 이를 상호 연결하기 위한 표준화된 EDI 소프트웨어가 필요함
	EDI 네트워크	거래 당사자 간의 직접 연결, 제 3자를 통한 연결
	EDI 하드웨어	컴퓨터와 통신용 모뎀 0.2 EDI의 표준

     

 

   3) EDIFACT(EDI For Administration Commerce and Transport)

정 의	전 세계적으로 행정기관, 상업, 운송업체 간에 이용되는 모든 서류를 EDI를 활용하여 전자적    데이터로 교환할 수 있도록 유럽 경제 위원회(UN/ECE)에서 연구 개발한 전EDI 표준을 가리킴
특 징	▣기존의 종이 서류양식을 전자 파일로 대체시킴   ▣국제 표준에 따라 작성된 메시지를 통일적으로 제공함   ▣개방통신을 통하여 응용력과 경쟁력을 향상시킴   ▣세계적인 승인과 국제적 지원으로 무역절차 및 거래를 간소화시킴   ▣현대적 네트워크 및 서비스를 최대한 이용할 수 있음   ▣행정, 상업 및 운송 업무 등에서 전 세계적으로 폭넓게 지원됨

     

 

3. 전자문서의 관리와 운용

   

정 의	전산망을 활용하여 작성, 시행 또는 접수, 처리되는 문서
효력 발생	다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자의 컴퓨터 파일에 등록된 때에    그 효력이 발생
보존/관리	▣전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인     전자문서는 컴퓨터 파일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 함   ▣전자문서를 보존/관리함에 있어서 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조 훼손된지 아니하도록 필요한     안전 장치를 하여야 함   ▣보존기간이 20년 이상인 전자문서는 보존기간 중 이를 폐기할 수 있음   ▣컴퓨터 파일상의 전자문서를 출력하거나 복사할 경우 전자문서 출력대장 또는 복사대장에 출력     일시 또는 복사일시, 출력자 or 복사자, 출력매수 또는 복사매수 등을 표시하고 처리과의 장의     확인을 받아야 함   ▣기타 전자문서의 출력, 복사, 인계, 이관 및 보관, 보존 등에 관한 방법 및 절차 등에 관하여     필요한 사항은 총무처 장관이 정함