사무자동화산업기사 사무경영 관리 필기요점정리

제 1 장 사무관리 개요

1. 사무관리의 의의

   1) 사무의 정의 : 일반적인 의미의 사무란 관공서나 회사 등의 사무실에서 이루어지는 문서의 생산, 유통,

                    보존을 위주로 하는 시기적(paper work)인 일을 가리킨다. 그러나 사무관리론적인 측면

                    에서는 다양한 사무관들이 정의되어 있다.

 

   2) 관리의 정의 및 기능

계획(Planning)	일정한 목적을 달성하기 위해 장래에 대한 전망 등을 대강을 설정하는 것
조직(Organizing)	계획을 실현하기 위한 필요 조건과 관계를 구축해 나가는 것
지휘(Directing)	경영자가 주어진 목적달성을 위해 직원들을 지도하고 감독하는 것
통제(Controlling)	활동을 규제하고, 필요한 수정을 가하는 것
인사관리 (Personal administration)	조직에 필요로 하는 인원을 충원하여 적재적소에 배치하고 훈련하여 각 개인이   그의 능력을 최대한 발휘하도록 하는 것
조정(Coordination)	관련된 것들끼리 행동의 통일이 이루어지도록 노력하는 행위

     

 

2. 사무관리의 운용체계

   1) 사무관리

      (1) 정의 : 조직의 목표를 달성하기 위해 의사결정에 필요한 다양한 정보를 수집, 처리, 전달, 보관하는

                 기능에 대해 계획, 조직, 통제 등의 관리 원칙을 적용하여 효율화하는 과정

      (2) 기능

연결 기능	기업의 경영활동에 속하는 생산, 판매, 인사, 재무 등의 활동을 사무라는 하나의 흐름에   연결시킴으로써 통일된 경영활동이 이루어지도록 하는 것
관리 기능	조언, 조력의 기능으로써 유형의 장표, 보고서 등의 서류와 무형의 통신, 토의, 회의 등을   통하여 보조적 기능의 역할을 담당
정보 기능	생산, 판매, 구매, 재무, 인사, 연구 개발 등으로 이루어진 정보 시스템의 한 구체적인 표현   형태이며 이들 하위 시스템들이 모여서 기업의 전체적인 사무 시스템을 구성

         

   

   2) 정보관리

      (1) 정보관리의 목적 : 의사결정자에게 조직의 관리 효율을 높일 수 있도록 정보의 소재가 되는

                            자료의 수집, 처리, 작성된 정보의 보관, 전달평가 등의 활동을 관리하는 것

      (2) 정보관리의 범위 및 기능

정보계획	사무계획의 실현을 위한 최선의 사무처리 시스템을 설정하는 것
정보통제	생산관리의 공정관리에 해당하는 정보관리의 중핵적 기능
정보처리	정보관리의 실제 활동, 사무활동 그 자체, 사무작업 실행과 보고 기능을 포함
정보의 보관 및 제공	필요한 정보를 적시에 제공하는 기능, 정보가치/사무처리의 생산성을 높이기 위한 것

         

 

   3) 사무관리와 정보관리

     모두 사무활동을 그 대상으로 하지만 관리범위에 있어서 정보관리는 의사결정에 필요한 광범위한 정보를

     대상으로 하는데 반해, 사무관리는 정보처리 내의 지정된 정보처리 및 통제 기능만을 담당한다. 따라서

     정보관리가 사무관리를 포함하는 보다 광의적인 의미로 사용된다.

 

   4) 현대 사무관리의 3S방법 : 사무관리의 표준화,  간소화,  전문화

 

3. 경영정보 관리체계

   1) 경영정보와 사무

      경영관리에 필요한 각종 부문 관리를 하는 것이 조직에서의 사무 본래의 역할이라고 할 수 있다.

      정보를 취급하고 정보의 기록과 조정 및 운반을 하는 과정에서의 수단으로서 문서가 이용되며,

      문서와 그 위에 적힌 내용에 따라 업무가 처리되며, 다음 행동의 지표가 결정된다.

   2) 현대 경영환경과 의사결정

경영 환경	󰋯기술, 경기, 가치관, 시장 등의 복잡한 변화로 인하여 현재의 사업 분야에 대한 능률적인     경영만으로는 기업의 유지와 성장을 기대하기 힘듦.   󰋯기존 사업의 미래에 대한 정확한 판단과 더불어 신규사업으로의 빠른 전환이 가능해야 함
의사 결정	󰋯전략적 의사 결정은 현대 경영에 있어서 중요한 과제로 부각되고 있으나     경영 의사결정은 전략적 의사 결정만으로 이루어질 수는 없음   󰋯전통적인 관리적 의사결정과 업무적인 의사결정도 함께 고려한 적절한 의사결정과 문제해결이 요구됨

     

 

제 2 장 사무관리 표준화

1. 사무관리 표준화

   1) 사무의 계획화

      (1) 사무계획화의 개요

계 획	목적수행을 위해 필요한 인원, 방법, 물자, 장소, 시간, 용구, 예산 및 대상 등을 밝혀   그 수행 순서를 예측하는 것
예 측	정보에 의해 행하여지는 계획 작성의 기본 작용으로서 계획하고자 하는 사항에 대해   앞으로의 행동을 미리 예견하는 것
사무계획화	기업의 모든 계층, 즉 경영층에서부터 작업층까지 두루 필요하며 행정이나 기업경영 중에   필요한 사무관리의 목표를 정하고 그것을 효과적으로 수행할 수 있도록 하는 것

         

      (2) 사무계획화의 효과

          ① 각종 낭비가 제거

          ② 사무원을 적재적소에 배치할 수 있음

          ③ 사무량을 연중 또는 월중으로 평준화시킴으로써 사무량의 과다/과소로 인한 혼란과 방비를 제거

             할 수 있으며, 사무 업무의 중복과 누락을 없애줌

          ④ 사무관리자가 정해진 기준에 의해 부하를 감독함으로써 상호 간 이해 분위기가 조성될 수 있음

          ⑤ 각종 사무용 비품이나 기기, 시설을 도입하는데 있어서 소요예산 결정이나 적정 기종 설비의

             선택이 용이하고 여러 가지 비용을 절감할 수 있음

      (3) 사무계획 수립의 계층별 체계

                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     

 

      (4) 사무계획 수립절차

          목적 → 목표 → 방침의 명확화 → 정보 수집 → 정보 분석 → 전제 설정 → 대안 구상 → 최종안 결정

      (5) 사무 처리 방식

개별 처리 방식	1인의 사무원이 정보의 수집부터 작성까지 모든 처리를 하는 것으로   사외 정보 사무, 일시적 사무, 돌발적 사무 처리를 할 경우에 적용되는 방식
로트(lot) 처리 방식	정보의 수집부터 작성까지를 여럿이 분담하여 처리하는 것으로   각 사무원이 각기 맡은 처리를 행한 다음 다른 사람에게 넘기는 방식
유동 작업 방식	사무의 처리 순서대로 사무기계 및 사무원을 배치하여   1인의 사무원 또는 1대의 사무기계 처리가 끝나면 다음 사무공정으로 진행하는 방식
오토메이션 방식	컴퓨터를 중심으로 한 OA기기를 사용하여 자동적으로 사무를 처리하는 방식

         

   2) 사무의 조직화 - 조직 관리 형태에 따른 대상 사무

라인(line) 관리 대상	󰋯 사무소의 내외 및 각종 부속시설의 유지보존에 관한 사무   󰋯 문서의 수발 보관 및 정리 사무            󰋯 우편물의 집배와 분리 사무   󰋯 서기, 인쇄, 보관, 통신관련 사무           󰋯 각종 행사 및 방문객의 접대   󰋯 사무소 배치 및 집무환경의 정비 사무      󰋯 인사 관련 사무   󰋯 사무용 기계 및 기구 차량, 비품, 소모품 등 사무 용구에 관한 사무
스텝(staff) 관리 대상	󰋯 사무의 분서고과 개선 사무   󰋯 사무 과정과 처리 방법에 대한 연구 사무   󰋯 사무 과정과 통제 방법에 관한 사무   󰋯 작업, 표준시간 및 동작에 관한 각종 연구 사무   󰋯 사무실 배치, 환경정리에 대한 연구발전 사무   󰋯 사무 조직, 정원, 사무량의 측정, 결과 분석 등츼 사무   󰋯 사무용 기계 기구 및 기타 설비의 관리유지에 대한 관리적 사무

     

 

   3) 사무의 분산화

      (1) 분산화 형태

부별 분산형	전사적 사무관리자 없이 각 부서별로 사무관리자를 두고   사무관리 업무를 집중하여 감독하는 형태
완전 분산형	부서별 사무관리자가 없이 물리적, 기능적으로 완전히 분산된 형태

         

      (2) 분산형 조직의 장/단점

장 점	󰋯작업의 목적, 효용을 보다 잘 알고 있는 관리자에 의해 그 사무에 대한 계획 or 통제를 하게 함  󰋯무리한 운반이나 이를 이해하기 위해 소지되는 시간을 절약  󰋯작업의 단조로움에 생기는 사기 저하를 방지
단 점	󰋯사무 작업의 표준화, 전문화 및 사무 작업량의 설정과 사무량의 측정, 인건비의 절감이 곤란  󰋯전문 인력의 육성과 기계화 추진이 어려우며, 기술숙련도가 낮음

         

 

   4) 사무의 집중화

      (1) 물리적 집중형 장/단점

장 점	󰋯사무집행처리에 대한 감독을  철저히 할 수 있음   󰋯제한된 인력을 효과적으로 활용                  󰋯경제성과 생산성을 증대   󰋯사무작업방법이나 수속을 개선하는 것이 용이     󰋯전문화를 가속화
단 점	󰋯타 부문에서 사무관리 부문으로 사무를 인도하고,     반대로 사무관리 부문에서 타 부문으로 사무를 인도하는데 필요한 만큼의 시간은 지연됨   󰋯전문적, 기술적 작업이 반영되기 어려움   󰋯비밀작업 유지가 안됨   󰋯각 기능부서별의 중요성이나 긴급성이 감안되지 못함

         

      (2) 기능적 집중형 장/단점

장 점	󰋯개선의 기능 각 부서의 반발 또는 이들의 분권적 요구를 어느 정도 충족시켜 줌   󰋯발생 장소를 주관하는 기능부서를 위한 서비스를 하기위해 별도 시간이 필요 없어     시간 절약의 효과가 있음   󰋯기능 각 부서의 비밀이 유지
단 점	󰋯사무관리 측면의 전문적인 감독이 완전하지 못함   󰋯설비나 사무기계의 신형, 대량 처리형의 도입이 늦어짐   󰋯사무직원의 전문화나 훈련, 생산성 향상 등에 불리

         

 

2. 사무의 통제와 표준화

   1) 사무의 통제

      (1) 사무 통제 방법

정책	모든 통제의 근본을 이루는 것, 정책을 바탕으로 바른 통제가 전개되며 유지
예산	글 자체가 통제성을 지니는 것, 전 조직뿐만 아니라 조직의 각 부서를 위해 일반적으로 사용 방식
감사	조사 검사, 조회 혹은 평가 등의 방법으로 절차나 병세가 신규인 경우 또는   상황이 급속히 변화하는 경우  여러 번 반복 시행하는 것이 좋음
장표	통제의 방법 중 가장 강제력이 있는 것, 장표의 설계 및 발행도 통제가 필요
집중화	하나의 집단을 하나의 사무소에 통합시키는 물리적 집중화와   여러 집단을 한 사람 또는 한 집단에서 관리하는 기능적 집중화가 있음
절차	일을 수행하는데 있어서 따르지 않으면 안 되는 규정된 틀
기록	권한을 확립하고 방향을 지정하며 결과를 표시
보고	조직 전체를 통해 질서있는 방법으로 의사 소통이 이루어지도록 하는 것
일정	표준, 기계 및 개인의 능력, 활동 계획에 따라 수립
표준	주관적이든 객관적이든 사실에 입각한 표준은 가장 정확하며, 손쉬운 통제 방법이 됨

         

 

      (2) 사무 통제의 절차

계획	모든 사무활동에 대한 예비적인 단계로 무엇을, 어떻게, 어디서, 누가, 왜 하느냐를 결정하는 것
일정 수립	작업의 각 단계에서 시간을 결정하고, 작업의 지연을 예측하여 가장 좋은 작업 순서를 결정
준비	필요한 설비를 요구 시점에서 즉시 제공될 수 있도록 보장하는 것
전달	행사해야 할 권한을 발동시키는 것, 특정한 일을 시작할 시간이 오면 명령의 전달이 빠르고     효과적이며, 최저의 비용
지시	작업 수행 중의 동시적인 통제의 수단으로, 지시는 명백하고 정확하며 시종 일관된 것
감독	통제를 하거나 유지하는 유용한 수단
비교	계획된 성과와 얼마나 일치하는가를 평가하는 것
시정	계획과의 차이 또는 그 차이를 발생시킨 원인을 바르게 수정하는 것

         

 

     (3) 사무 통제를 위한 관리 도구

일정표	사무의 통제를 위해 가장 효과적이며, 자주 사용되는 방법
절차 도표	여러 단계의 제조공정을 거치게 되는 생산 현장에서 재료의 경과를 통제하기 위해 널리 사용
전달판	자동적으로 행해지는 동시에 전달판을 통해 각 사무원에게 전달
괘정판	원래 생산 통제 현장에서 완성 작업을 표시하기 위해 사용
간트 차트	부호를 사용하여, 절차 계획과 일정 계획의 내용을 작업자에게 쉽게 이해시키기 위한 것
PERT	어떤 사업이 있으면 그것을 최단시간 내에 완성할 수 있게 하는 방법
자동 독촉 제도	사무 계획을 세운 후 필요한 서류를 전담 직원에게 보관시켜 놓고,  전담 직원으로 하여금 자동으로 독촉하게 하는 제도
티클러 시스템	색인 카드철을 이용하여 날짜별로 철해 두었다가,  처리해야 할 날짜에 그 서류를 찾아 처리하는 방법

         

 

   2) 사무의 표준화

      (1) 개념

정 의	󰋯정책, 규격, 방법, 절차 등에 관하여 획일성 또는 통일성을 기하는 것  󰋯수립된 표준은 실행 가능해야 하며, 어느 정도 융통성이 있어야 함
목 적	󰋯관리자가 직원들을 더욱 철저하게 감독, 통제할 수 있고 용어나 개념상의 통일을 기할 수 있음  󰋯관련된 사람끼리의 공동 이해 촉진과 직원의 생산성 향상 및 통제의 강화로 낭비를 줄일 수 있음  󰋯직원들의 사기가 높아지며 직원들을 능력별로 활용하기에 유리

         

 

      (2) 사무 표준의 종류

양(Quantity) 표준	일정기간 내에 생산되는 작업단위의 수를 말하며, 시간 표준을 포함
질(Ouality) 표준	사무 작업의 정확도를 뜻하며, 보통 %로 표시
양 및 질 표준	한 사무 작업에 양

         

 

3. 사무 환경 조건

   1) 사무실의 구조

      (1) 사무실의 개념 : 광의 적인 의미로는 사무 작업이 이루어지는 모든 실(室)을 말하며,

                          협의적인 의미로는 문서 사무 작업이 이루어지는 일반 사무실을 가리킴

      (2) 사무실 배치의 원칙

          ① 사무의 성질상 유사하거나 연락이 많은 부, 과는 거리적으로 가깝게 배치하여 작업의 편리를 도모하며

             일의 흐름이 직선적이 되도록 배치한다.

          ② 공중과 관계가 깊은 부, 과는 입구 근처에 배치하며 관리자의 개인실을 가능한 감소시키고 면적도 작게

             하며, 공동의 응접실이나 회의실의 활용을 도모하도록 한다.

          ③ 장래 확장에 대비하여 탄력성 있는 공간을 확보해 두고 장래의 자동화 계획도 계산해 넣어야 한다.

          ④ 사무실 배치에 있어서 가능한 한 독방을 제한한다.

 

   2) 사무 자동화와 사무실 공간

      (1) 책상 배치

            일반적으로 사용되는 대향식, 동향식, 좌우대향식

            이외에 자유방향식, ㄴ자형, +자형, S자형, T자형, U자형 등 다양한 형태가 있다.

	대 향 식	동 향 식
장 점	󰋯점유 면적이 적음   󰋯직무상 의사 소통이 원활함   󰋯전화기를 공동 사용할 수 있음   󰋯일련의 연속적인 사무흐름이 가능함	󰋯서로 쳐다보지 않으므로 집중력이 높음   󰋯잡담 등의 기회가 적어짐   󰋯감독하기에 편리함   󰋯질서정연한 인상을 줌
단 점	󰋯상대의 시선과 행동에 집중력 저하   󰋯충분한 여유 공간 확보가 어려움   󰋯업무외의 잡담 기회가 많아짐   󰋯감시적 느낌 떄문에 감독이 불편함	󰋯차지 면적이 대향식에 비해 10~20% 큼   󰋯직무상 의사소통이 불편함   󰋯전화대수가 적은 경우 매우 불편함   󰋯일련의 연속적인 사무흐름이 어려움

         

 

      (2) 채광과 조명

          ① 정의   󰋯채광 : 밖으로부터의 자연 빛을 얻는 것

                    󰋯조명 : 인공적으로 빛을 만들어 내는 것

          ② 조명의 종류

직접 조명	천장에 고정된 조명시설에서 아래로 직접 빛이 비추게 하는 방법으로   빛을 가장 효율적으로 사용할 수 있으나 눈이 쉽게 피로해짐
간접 조명	조명시설에 반사판 설치 or 빛 방향을 천장이나 벽으로 향하게 하여 거기에 반사된 빛을 이용   반사된 빛은 직접 비추는 빛보다 부드럽고, 눈의 피로도 덜하지만 전체적인 빛의 양이 줄어듦
반간접 조명	간접조명의 단점을 보완하기 위해 일부의 빛을 아래로 직접 비추도록 한 것으로   작업환경에 있어서 가장 효과적인 조명방법

             

     

      (3) 온도와 습도                               (4) 소음 대책

계 절	기 온	습 도
봄/가을	22~23㑁	50~60%
여 름	25㑁	50~60%
겨 울	18~20㑁	50~60%

장 소	허용도	장 소	허용도
일반사무실 현관 및 복도 전화교환실 컴퓨터실	50~55dB 60~65dB 65~70dB 75dB 이하	식 당 중 역 실 대회의실 소회의실	60~65dB 40~50dB 50~55dB 50dB 이하

                 

      (5) 정보기기 관련 기술 기준 및 환경 기준

          ① PC 설치 환경

             󰋯전기적인 잡음이나 진동이 적은 곳에 설치해야 하므로 세탁기, 냉장고 등을 사용하는 곳은 피한다.

             󰋯전기 사용 용량이 큰 기기(복사기 등 )와는 전원부를 공유하지 않도록 한다.

             󰋯직사광선이 비치는 곳, 난로 등 난방열기기 근처 및 습기가 많은 곳을 피하여 통풍이 잘되는 곳을 고른다.

          ② 단말기 작업 자세

             󰋯화면을 향한 눈의 높이는 화면보다 약간 높은 곳에서 내려다 볼 수 있게 한다.

             󰋯화면과의 거리는 40~50cm가 적당

             󰋯팔은 겨드랑이에 수직으로 하고 팔꿈치는 90 로 한다.

             󰋯손등은 팔과 수평을 유지

             󰋯원고대는 모니터 오른쪽에 50cm 이상 떼어 놓는다.

 

제 3 장  자료관리 운용

1. 자료관리 보존 형태

   1) 자료관리의 개요

      (1) 자료의 종류

행정 간행물	󰋯행정기관이 발간하여 배포하는 것   󰋯조사 보고서, 연구보고서, 통계서, 백서 및 홍보안내서의 간행물
행정 자료	󰋯대내외문서, 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서 등   󰋯행정업무에 관한 자료
일반 자료	󰋯행정기관이 생산하지 않은 자료들   󰋯각종 전문서적, 교양서적 등

         

      (2) 자료의 관리 : 수집된 많은 양의 자료에서 필요한 정보를 유효하고 적절하게 얻어낼 수 잇도록 효과적으로

                       자료를 수집, 분류, 정리함은 물론 필요 없는 자료를 적시에 폐기하는 일련의 과정

 

   2) 자료의 분류

      (1) 행정자료의 분류

기관번호	총무처 장관이 정한 행정전산망 행정코드 9자리 중 앞에서 5자릿수까지
기능분류번호	'정부공문서 분류번호 및 보존기간 책정기준 등에 관한 규칙' 에 규정된   10진 분류식 공문서 분류번호를 사용
형식구분번호	자료의 형식 등에 의한 종별번호와 자료의 발간주기 등에 의한 간별 번호로 구성

         

      (2) 일반자료의 분류 - 한국십진분류법(KDC)

           공공도서관 등에서 사용하는 분류법으로 10개 항목으로 분류된 주류와 대분류, 중분류로 나눔

 

   3) 자료 관리기관의 운영 및 자료 목록 관리

      (1) 자료 관리기관 : 자료 관리에 관한 사무를 관장하기 위해 총무처에는 중앙자료 관리기관, 행정기관에는 자료과,

                          처리과에는 자료책임자를 둔다. 이때 중앙자료 관리기관은 정부기록보존소가 되며, 자료과는

                          당해 기관의 장이 정하고, 자료책임자는 당해처리과의 장이 정하도록 되어 있다.

      (2) 자료목록의 관리 : 처리과는 당해 기관 자료과에, 자료과는 중앙자료 관리기관에 신규수집, 이관, 폐기한 자료의

                           목록을 반기 1회 이상 통보하여야 한다. 중양자료 관리기관 또는 자료과는 통보받은 자료의

                           목록을 취합하여 자료목록을 작성/ 비치하고, 이용자에게 필요한 정보를 제공해야 한다.

 

폐가식	이용자가 자료를 직접 선택하기 불편하고, 출납수속이 번거로움
개가식	자료의 유실 또는 분실 위험성이 큼

   4) 자료의 열람

      (1) 자료의 열람방식

         

     

      (2) 열람제한 자료

          󰋯다른 법령에서 비공개하도록 규정된 내용이 포함된 자료

          󰋯공개하는 경우 사회/경제질서 유지에 큰 혼란이 초래될 우려가 있는 자료

          󰋯공개하는 경우 개인의 명예나 사적비밀을 침해할 우려가 있는 자료

          󰋯개인 또는 기업의 영업상 기밀에 속하는 사항으로 공개하는 경우 당사자에게 불이익을 줄 우려가 있는 자료

          󰋯기타 공개하는 경우 행정업무에 중대한 지장이 초래될 우려가 있는 자료

   5) 자료의 폐기 및 이관

      (1) 자료의 폐기

          󰋯당해 자료 관리기관의 장 또는 처리과의 장이 폐기할 수 있다.

            다만, 처리과의 장이 소장자료를 폐기하는 때에는 사전에 당해 기관 자료과의 장과 협의하여야 한다.

          󰋯자료를 폐기할 때 자료 관리대장에서 당해 자료의 분류번호 및 제목을 두 줄로 삭제하고,

            비고란에 "폐기" 표시를 한 후 그 일자를 기재하여야 한다.

      (2) 자료의 이관 

           폐기 대상 자료 중 역사 자료로서의 보존가치가 있다고 인정되는 자료는 이를 폐기하지 아니하고

           처리과는 당해 기관의 자료과에, 자료과는 중앙자료 관리기관에 이관하여야 한다.

 

   6) 행정 간행물의 관리

      (1) 행정 간행물의 발간등록

          처리과는 총리령이 정하는 바에 따라 당해 기관의 자료과에 이를 등록하여 발간 등록 번호를 부여받아야 한다.

          다만, 총리령이 정하는 아래의 행정 간행물은 예외로 한다.

          󰋯보안업무규정 및 보안업무규정 시행규칙에 의하여 비밀 또는 대외비로 분류된 간행물

          󰋯공문서인 간행물

          󰋯일시적이거나 단순한 안내, 홍보, 참고자료 등 장기간 활용할 가치가 없는 간행물

          󰋯기타 총무처 장관이 정하는 간행물

      (2)  발간등록번호의 구성과 표시

           󰋯기관번호는 발생기관의 기관번호 중 앞에서 5자릿수까지 한다.

           󰋯기능분류번호는 기능별 10진 분류표의 해당 번호로 한다.

           󰋯형식구분번호는 종별번호 및 간별 번호로 구성한다.

           󰋯등록일련번호는 행정 간행물 발간등록대장에 등록한 순서에 의하되, 정기간행물은 누년 일련번호로,

             부정기간행물은 연도표시 일련번호로 한다.

           󰋯발간등록번호의 표시는 그 간행물 표지의 왼쪽 위에 "행정 간행물 등록번호"라 표시하고,

             그 아래에 각 호의 번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

           

 

2. 프로그램 보호관리

   1) 컴퓨터 프로그램 보호법

      (1) 목적 : 컴퓨터 프로그램 저작물의 저작자와 권리를 보호하고 프로그램의 공정한 이용을 도모하여

                프로그램 관련 산업과 기술을 진흥함으로써 국민경제의 건전한 발전에 이바지함

      (2) 외국인의 프로그램

          󰋯외국인(외국법인을 포함)의 프로그램은 대한민국이 가입 또는 체결한 조약에 따라 보호를 받음

          󰋯대한민국 내에 주된 사무소가 있는 외국법인이 장착한 프로그램과

            맨 처음 대한민국 내에서 발행된 외국인의프로그램은 이 법에 의하여 보호됨

          󰋯외국인의 프로그램이라 하더라도 그 외국에서 대한민국 국민의 프로그램을 보호하지 아니하는 경우에는

            그에 상응하는 조약 및 이 법에 의한 보호를 제한할 수 있음

      (3) 프로그램보호의 적용 제외

          프로그램 보호법은 프로그램을 작성하기 위하여 사용하고 있는 프로그램언어, 규약 및 해법에는 적용하지 않음

 

   2) 프로그램 저작권

      (1) 프로그램 저작권의 발생

          󰋯프로그램 저작자는 공표권, 성명 표시권, 동일성 유지권과 프로그램을 복제, 개작, 번역, 배포 및 발행할 권리

          󰋯프로그램 저작권은 프로그램이 창작된 때로부터 발생하며, 어떠한 절차나 형식의 이행을 필요로 하지 않음

          󰋯프로그램 저작권은 그 프로그램이 공표된 다음 연도부터 50년간 존속함

 

      (2) 프로그램 저작권자의 권리

복제	프로그램을 유형물에 고정시켜 새로운 창작성을 더하지 아니하고 다시 제작하는 것
개작	원프로그램의 일련의 지시, 명령의 전부 or 상당부분을 이용하여 새로운 프로그램을 창작
배포	원프로그램 또는 그 복제물을 공중에게 양도 또는 대여하는 것
발행	프로그램을 공중의 수요를 충족할 수 있을 정도로 복제하여 공중에게 배포하는 것
공표권	프로그램 저작자는 그 프로그램을 공표하거나 공표하지 아니할 것을 결정할 권리를 가짐
성명 표시권	프로그램 저작자는 프로그램이나 그 복제물 또는 프로그램을 공표함에 있어서 그의 실명     또는 이명을 표시할 권리를 가짐
동일성 유지권	프로그램 저작자는 그의 프로그램의 제호, 내용 및 형식의 동일성을 유지할 권리를 가짐

                 (3) 공동저작 프로그램

          󰋯2인 이상이 공동으로 창작하고, 각자가 이바지한 부분을 분리하여 이용할 수 없는 프로그램의 저작권은

            공동으로 창작한 자의 공유로 하며, 그들의 공유지분은 공동저작자 간에 특약이 없는 한 균등한 것으로 봄

          󰋯공동저작 프로그램의 저작권은 공동저작권자 전원의 합의에 의하지 아니하고는 이를 행사할 수 없으며,

            다른 공동저작권자의 동의가 없으면 그 지분을 양도하거나 질권의 목적으로 할 수 없음

          󰋯공동저작권자가 상속인 없이 사망하거나 그 지분을 포기한 때에는 그 지분은 다른 공동저작권자에게 각각의

            지분비율에 따라 배분됨

 

   3) 프로그램 저작권의 보호

      (1) 비밀 유지 의무 : 제출된 프로그램의 복제물을 관리하는 업무에 종사하는 공무원 및 그 직에 있었던 자는

                           직무상 알게 된 비밀을 다른 사람에게 누설하여서는 안 됨

      (2) 침해로 보는 행위

          󰋯 수입 시 국내에 만들어졌더라면 프로그램 저작권 침해가 되는 프로그램을 국내에서 배포할 목적으로 수입

          󰋯프로그램 저작권을 침해하는 행위에 의하여 만들어진 그 프로그램의 복제물을 그 사정을 알면서 취득한 자가

            이를 컴퓨터에 업무상 사용하는 행위

          󰋯프로그램 저작권자의 허락 없이 그 프로그램을 통신망을 통하여 전송하거나 배포하는 행위

      (3) 공동저작 프로그램의 권리침해

          공동저작 프로그램의 각 저작자 또는 각 저작권자는 다른 저작자 또는 다른 저작권자의 동의 없이 청구 할 수

          있으며 그 프로그램 저작권의 침해에 관하여 자신의 지분에 관한 손해배상의 청구를 할 수 있음

      (4) 손해배상청구

         󰋯프로그램 저작권자는 고의 또는 과실로 그의 권리를 침해한 자에 대하여 손해배상을 청구할 수 있음

         󰋯다른 사람의 등록된 프로그램 저작권을 침해한 자는 그 침해행위에 있어서 과실이 있는 것으로 추정함

         󰋯프로그램 저작권을 침해한 자가 침해행위에 의하여 얻은 이익액은 프로그램 저작자가 입은 손해액으로 추정함

         󰋯프로그램 저작권자는 손해액 외에 그 권리의 행사로 통상 얻을 수 있는 금액에 상당하는 액을 손해액으로 하

           여 그 배상을 청구할 수 있음

         󰋯법원은 손해가 발생한 사실은 인정되나 제3항과 제4항의 규정에 의한 손해액을 산정하기 어려운 때에는

           변론의 전취지 및 증거조사 결과를 참작하여 상당한 손해액을 인정할 수 있음

 

   4) 프로그램의 등록

      (1) 프로그램의 등록 신청

          󰋯정보통신부령이 정하는 바에 의하여 프로그램 등록신청서를 정보통신부 장관에게 제출하여야 함

          󰋯정보통신부 장관은 프로그램의 창작에 대한 입증이 필요한 경우 창작과 관련된 서류를 추가로 제출할 것을

            요구할 수 있음

      (2) 프로그램의 등록사항

          󰋯프로그램 명칭 또는 제호   󰋯저작자의 국적, 실명 및 소재   󰋯창작 연월일   󰋯프로그램의 개요

      (3) 프로그램 제출

          󰋯등록 시에 당해 프로그램의 복제물을 정보통신부 장관에게 제출하여야 함

          󰋯프로그램등록을 하는 자가 등록 시에 당해 프로그램의 복제물 제출이 있는 때에는 등록된 프로그램은

            그 등록된 창작 연월일에 당해 프로그램이 창작된 것으로 추정함

          󰋯프로그램의 제출에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정함

      (4) 프로그램 공보 : 정보통신부 장관은 프로그램 공보를 2월에 1회 이상 발행하여야 함

 

 

      (5) 프로그램 등록사항의 변경 : 프로그램의 등록을 한 자가 등록사항을 변경 또는 말소하고자 하는 때에는

                                    정보통신부령이 정하는 바에 의하여 신청서를 정보통신부 장관에게 제출하여야 함

      (6) 프로그램 복제물의 제출

          󰋯복제물은 프로그램을 수록한 CD-ROM, 마이크로 필름 등의 유형물 1부로 함

          󰋯복제물을 제출할 때에 프로그램내용의 전부를 제출하여야 한다. 다만, 프로그램 일부만으로도 창작사실을

            입증할 수 있을 때는 정보통신부령이 정하는 바에 의하여 프로그램 일부를 발췌하여 제출할 수 있음

      (7) 프로그램 저작권 등록의 신청

          󰋯정보통신부령이 정하는 바에 의하여 프로그램 저작권 등록신청서를 정보통신부 장관에게 제출하여야 함

          󰋯정보통신부 장관은 프로그램 저작권을 등록한 때에는 그 사실을 프로그램 공보에 공고하여야 함

          󰋯프로그램 저작권 등록부의 열람신청과 사본교부신청, 프로그램 저작권 등록사항 변경신청 및 프로그램

            저작권 등록증서의 교부에 관하여 이를 준용함

 

3. 전산망 관리 운용

   1) 전산망의 개념

정 의	전기통신설비, 전자계산조직, 그 이용 기술을 활용하여 정보를 처리/보관하거나 전송하는 정보통신체제
구성 조건	접속의 임의성	회선 접속구간 내의 누구라도 임의로 접속이 가능해야 함
	접속의 신접속성	접속을 시도했을 때 신속하게 연결이 이루어져야 함
	품질의 동일성	회선 접속구간 내 어느 지점에서나 접속 도는 정보전송 품질 등이 동일하게 유지
	통신의 신뢰성	정보전달이 정확하고 안정적으로 이루어져야 함
	확장의 용이성	통신 수요 증가, 회선 or 망 형태 변화에 능동적/융통성 있게 대처할 수 있어야 함
	쳬계의 통일성	통신망의 관리체계 및 번호체계는 통일적이고 장기간에 걸쳐 유지되어야 함
효 과	󰋯경제적 효과 : 원거리에 있는 복수의 컴퓨터 or 터미널 간의 관련 장치나 프로그램, 파일 등의 자료를                  공용 또는 공유함으로써 경제적 효과를 높임  󰋯신뢰성 향상 : 자원의 분산에 의해 시스템 장애나 재해로 인한 손실의 크기를 줄일 수 있으며,                  자료복구에 따른 비용도 최소화  󰋯처리능력 향상 : 분산 처리를 통하여 특정 시스템에 처리가 과적되는 것을 막고,                    기능별로 전용장치를 활용하여 전체적인 처리능력을 높임  󰋯프로토콜의 표준화 : 전산망 내의 통신규약을 표준화함으로써 하드웨어 or 소프트웨어적인 요인에 서로                        구애됨이 없이 프로그램 개발, 시스템 또는 네트워크 구성 등의 변경이 가능
구성 방법	󰋯중앙 제어망 : 교환과 통신기능의 대부분을 중앙에 위치하는 컴퓨터 집단에 의해 제어를 받음  󰋯분산 제어망 : 중앙 제어망과는 달리 통신에 대한 기능과 책임이 각각의 컴퓨터 시스템과 교환기기에                  균등하게 나누어짐
규 정	전산망의 개발 보급, 정보의 효율적인 이용 그리고 정보화 사회의 기반을 조성함으써   국민 생활의 향상과 공공 복리의 증진에 이바지함을 목적으로 함
계획 수립	정보통신부 장관은 전산망의 개발 보급과 이용 등을 촉진하고 정보화 사회의 기반을 조성하기 위한   전산망의 개발 보급과 이용 등에 관한 기본 계획을 수립하고 이를 공고해야 함

     

   

   2) 전산망의 구성

통신 구조	전산망의 내부 또는 전산망 간의 상호 접속을 위한 국가 기간 전산망 or 사업용 전산망의 통신     구조는 공업 표준화법의 규정에 의해 공업진흥청장이 공고한 한국 공업 규격에 규정된 개방형   시스템 간 상호 접속의 기본 참조 모델에 따라야 함
통신 규약	전산망의 내부 또는 전산망 간의 상호 접속을 위한 국가 기간 전산망 및 사업을 위한 전산망의   통신 규약은 정보통신부 장관이 고시한 기능 표준에 적합해야 함
분계점의 설정	󰋯전산망기기가  타인의 전산망기기와 접속되는 경우에는    그 설치와 보존에 관한 책임의 한계를 명확히 하기 위해 분계점을 설정  󰋯분계점은 국가 기간 전산망 또는 사업용 전산망을 구축/운용하는 자가 설정  󰋯전산망 보유자 등은 분계점, 분계점 접속 기준, 전산망 장애 방지책 등에 관한    세부 기준을 정하여 정보통신부 장관에게 신고해야 함

           3) 전산망 관련 기관

한국전산원	󰋯전산망에 관한 기술의 표준화   󰋯전산망에 관한 기술 및 기기의 개발을 위한 기술지도   󰋯국가기관 등의 전산망사업에 대한 타당성 검토 및 감리   󰋯국가기간전산망의 구축/운영 및 유지/보수에 대한 지원   󰋯국가기간전산망사업 중 시범사업 개발업무의 지원   󰋯기타 국가기관 등의 장이 위탁하는 사항
한국정보통신 진흥협회	󰋯전산망의 보급 확장과 이용 촉진을 위한 조사   󰋯정보사회의 인식제고를 위한 홍보활동   󰋯전산망에 관한 기술동향조사   󰋯전산망에 관한 기술정보제공   󰋯전산망을 위하여 정보통신부 장관이 위탁하는 사업   󰋯기타 정관으로 정하는 사업
한국정보 문화센터	󰋯한국전산원은 법인으로 하며, 주된 사무소에서 등기함으로써 성립   󰋯한국전산원의 정관변경은 정보통신부 장관의 인가를 받아야 함   󰋯한국전산원에 관하여 이 법에서 정한 것을 제외하고는 민법의 재단법인에 관한 규정을 준용   󰋯한국전산원이 아닌 자는 한국전산원 또는 이와 유사한 명칭을 사용하지 못함

     

 

   4) 전산망 기술의 개발과 진흥

전기통신기술 진흥 계획	󰋯정부는 연구 개발 등의 사업을 실시하는 연구 기관에 대하여 그 사업에 소요되는 비용의    전부 또는 일부를 지원할 수 있음  󰋯비용의 지급/관리 등에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정함
기술 관리 및 보급	󰋯정보통신부 장관은 전산망과 관련된 기술 및 기기에 관련된 정보를 체계적이고 종합적으로    관리해야 함  󰋯정보통신부 장관은 필요한 경우 관계 행정 기관 및 국/공립 연구 기관 등에 대하여 전산망에    관한 기술 및 기기에 관련된 정보와 자료를 요구할 수 있음  󰋯자료의 요구를 받은 기관의 장은 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함  󰋯정보통신부 장관은 정보를 신속/편리하게 이용할 수 있도록 보급을 위한 사업을 실시해야 함
전문 단체 육성	󰋯정보통신부 장관은 전산망에 관한 기술 개발, 인력 양성, 홍보 등을 하는 전문 단체를 지원,    육성해야 함  󰋯전문 단체의 지원, 육성 방법 등에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정함

     

 

   5) 전산망 관련 기술 기준

기술 기준	정보통신부 장관은 전산망에 관련된 기술 및 기기의 호환성과 연동성을 확보하기 위하여   기술 기준을 제정하여 시행(기술 기준은 정보통신부령으로 정함)
표준화 추진	󰋯정보통신부 장관은 전산망의 개발과 보급과 이용을 촉진하기 위하여 위원회의 심의를 거쳐    전산망에 관한 표준을 추진하고 이를 전산망 사업자 또는 전산망의 보급과 이용에 관련된    기기를 제조하는 자에게 권고할 수 있음  󰋯정보통신부 장관은 전산망에 관한 표준을 정한 때에는 이를 고시해야 함
기기의 형식 승인	󰋯전산망의 보급과 이용에 관련된 기기를 제조하거나 수입하고자 하는 자는    기기의 형식에 관하여 정보통신부 장관의 승인을 얻어야 함  󰋯시험 or 연구를 위하여 생산하거나 수입하는 기기는 정보통신부 장관의 승인을 얻지 않아도 됨  󰋯형식 승인을 얻어야 할 기기의 종류, 형식 승인 기준, 형식 승인의 방법 등 형식 승인에 필요한    사항은 정보통신부 장관이 정하여 고시함  󰋯정보통신부 장관은 형식 승인을 얻어야 할 기기의 종류를 정할 때에는 미리 관계행정기관의    장과 협의해야 함
전산망의 보호 조치	전산망을 이용하여 정보를 처리, 보관, 전송하는 사업을 영위하는 자는 전산망의 안정성 및   정보의 신뢰성을 확보하기 위한 보호 조치를 강구해야 함

     

 

   6) 전산망과 관련한 벌칙과 의제

벌 칙	󰋯전산망의 보호 장치를 침해 또는 훼손한 자는 3년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금에 처함  󰋯타인의 비밀을 침해 또는 누설한 자는 3년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금에 처함  󰋯전산망 사업에 종사하는 자가 전산망의 보호 장치를 침해 또는 훼손한 때에는 5년 이하의 징역    또는 2천만원 이하의 벌금에 처함  󰋯시정 명령을 이행하지 않는 자는 1년 이하의 징역 또는 500만원 이하의 벌금에 처함
양벌 규정	법인의 대표자와 법인 or 개인의 대리인, 사용인, 기타 종업원이 그 법인 or 개인의 업무에 관하여   위반 행위를 한 때에는 행위자 처벌 외에 그 법인 or 개인에 대하여도 각 해당 조의 벌금형에 과함

     

 

제 4 장 사무작업의 형태

1. 사무 작업의 효율화

   1) 작업 연구 : 테일러의 시간연구(time study)와 길브레스의 동작연구(motiom study)가 일체화된 것으로,

                 작업을 용이하게 하고 작업시간을 표준화하며 자금결정을 공정하게 하고 작업의 질적 향상을 가져오며

                 생산비를 절감하는데 목적이 있다.

 

   2) 동작 연구 : 불필요한 작업을 제거하고 그 다음에 남는 잔여 작업을 최선의 가능한 절차에 의하여 배치하는데 목적

신체 사용에 관한 원칙	두 손은 동시에 사용하되 손이 쉬지 않도록 하며, 신체를 움직이는 범위를 적게 한다.   팔의 운동은 대칭적으로 동시에 움직이되 간단하고 자연스러운 리듬을 갖도록 한다.
기계 기구에 관한 원칙	공구, 재료 등은 정위치에 두며, 재료공급과 가공 후의 정리는 중력 송출 장치를 사용하고     적당한 조명을 유지하나. 두 개 이상의 공구는 가급적 일체화시키고 힘을 요하는 핸들이나   자루는 손바닥에 넓게 닿도록 만든다.

     

   3) 시간 연구 : 작업을 위한 정확한 표준시간을 설정하는데 목적이 있으며, 시간 연구에 의해 설정된 표준시간은

                  작업원의 공정한 작업량을 결정하고 소요되는 작업원수나 기계대수 등을 산정하는 기준이 된다.

 

   4) 동작 및 시간 연구의 기법

서식절차도표	현재 서식을 대상으로 하는 것,   새로운 서식의 도안, 신종 사무 발생시 변화 절차에 관한 자료 수집을 목적
인간절차도표	인간 자체를 대상으로 작업 방법에 관한 정보를 수집하여 작업 방법의 개선을 목적
작업도표	인간이 한 장소 내에서 행하는 작업행동을 대상으로 그 작업이 어떻게  이루어지는가를 측정
서식경략도표	각 부서가 서식의 취급을 둘러싸고 어떤 관계에 놓여 있는가를 파악하고 책임 범위를 명확히   하는데 목적

     

   5) 공정 연구 : 작업 과정을 공정 단위로 분석하여 총체적인 파악과 더불어 공정의 순서 변경, 낭비 배제, 합병 등에

                  대하여 검토하며, 작업 방법 개선, 공정 관리, 설비 배치 등에 필요한 자료 획득에 목적

 

2. 자료 관리의 자동화

   1) 자료 저장의 자동화

전자 파일링 (Electronic Filing) 시스템	󰋯컴퓨터 내부에서 처리되는 데이터 묶음에 대해 일상적 파일과 구분하기위해 전자파일이라 함  󰋯전자 파일링 시스템은 전자 파일 저장 매체에 수록된 자료들의 데이터베이스에 의거, 색인을    작성하고 필요할 때마다 신속하게 데이터를 검색할 수 있도록 한 시스템임  󰋯전자 파일링 시스템을 구성할 때는 문서 발생 건수에 따른 문서 처리 능력, 데이터베이스에    수록할 입력 문서의 기준, 색인에 사용될 검색키의 합리적 설정, 보관 자료의 중복성 배제    등을 신중하게 고려해야 함
데이터베이스 시스템	󰋯특정한 목적 응용을 위해 상호 연관성이 있도록 자료를 저장/운영할 수 있도록 모아둔 집합체  󰋯구성 요소에는 데이터베이스 관리자(DBA : DataBase Management System)이 포함됨  󰋯데이터베이스를 구축하는 목적은 통합되지 않은 데이터들을 체계적으로 정리하여, 데이터의    중복성을 최소화시키고 데이터의 공유, 데이터의 일관성 유지, 데이터의 보안 보장 등을    통하여 전체적인 업무의 표준화와 효율을 극대화시키는데 있음  󰋯단점은 운영비가 많이 들며 시스템이 복잡하고, 시스템 고장에 다른 영향이 너무 큼

     

 

   2) EDI(Electronic Data Interchange)

정 의	󰋯전자 데이터 교환(Electronic Data Interchange)의 약자  󰋯조직 내에서 상호 교환되는 문서를 정형화된 양식과 코드체계를 이용하여 컴퓨터에 도입한    하드웨어와 소프트웨어 기술의 집합
등장 요인	󰋯정보 기술의 발전 및 정보기기의 가격 하락    󰋯조직 내 전산화의 발전  󰋯정보 통신의 활용 가능성 인식                󰋯정보 처리 소용 비용 증가  󰋯외부 정보에의  의존 증대                    󰋯분류 시스템의 영향 증대
효 과	󰋯송신 측의 문서발송 비용, 수신 측의 재입력 비용 절감  󰋯송수신 양측의 오류 감소 및 수작업(자료의 분류, 저장, 보관, 발송) 비용 절감  󰋯물품의 재고관리에 JIT(Just-In-Time)전략을 도입하여 창고 면적 및 관리 인원, 관리비 등이 절감됨  󰋯적절한 생산계획 및 재고관리를 통하여 경영업무의 효율성이 증대됨  󰋯정확한 정보전달을 통해 업무의 정확성과 신뢰성이 증대됨
구성 요소	EDI 표준	양식 표준(Formatting standard)과 통신 표준(Communication standard)으로 구분
	EDI 소프트웨어	모든 업체는 자기 고유의 데이터구조와 형식을 가지고 데이터를 보관, 이용하고 있기   때문에. 이를 상호 연결하기 위한 표준화된 EDI 소프트웨어가 필요함
	EDI 네트워크	거래 당사자 간의 직접 연결, 제 3자를 통한 연결
	EDI 하드웨어	컴퓨터와 통신용 모뎀 0.2 EDI의 표준

     

 

   3) EDIFACT(EDI For Administration Commerce and Transport)

정 의	전 세계적으로 행정기관, 상업, 운송업체 간에 이용되는 모든 서류를 EDI를 활용하여 전자적    데이터로 교환할 수 있도록 유럽 경제 위원회(UN/ECE)에서 연구 개발한 전EDI 표준을 가리킴
특 징	󰋯기존의 종이 서류양식을 전자 파일로 대체시킴   󰋯국제 표준에 따라 작성된 메시지를 통일적으로 제공함   󰋯개방통신을 통하여 응용력과 경쟁력을 향상시킴   󰋯세계적인 승인과 국제적 지원으로 무역절차 및 거래를 간소화시킴   󰋯현대적 네트워크 및 서비스를 최대한 이용할 수 있음   󰋯행정, 상업 및 운송 업무 등에서 전 세계적으로 폭넓게 지원됨

     

 

3. 전자문서의 관리와 운용

   

정 의	전산망을 활용하여 작성, 시행 또는 접수, 처리되는 문서
효력 발생	다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자의 컴퓨터 파일에 등록된 때에    그 효력이 발생
보존/관리	󰋯전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 20년 이상인     전자문서는 컴퓨터 파일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 함   󰋯전자문서를 보존/관리함에 있어서 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조 훼손된지 아니하도록 필요한     안전 장치를 하여야 함   󰋯보존기간이 20년 이상인 전자문서는 보존기간 중 이를 폐기할 수 있음   󰋯컴퓨터 파일상의 전자문서를 출력하거나 복사할 경우 전자문서 출력대장 또는 복사대장에 출력     일시 또는 복사일시, 출력자 or 복사자, 출력매수 또는 복사매수 등을 표시하고 처리과의 장의     확인을 받아야 함   󰋯기타 전자문서의 출력, 복사, 인계, 이관 및 보관, 보존 등에 관한 방법 및 절차 등에 관하여     필요한 사항은 총무처 장관이 정함