사무자동화산업기사 사무경영관리- 사무관리 표준화 필기요점정리

1. 사무관리 표준화

   1) 사무의 계획화

      (1) 사무계획화의 개요

계 획	목적수행을 위해 필요한 인원, 방법, 물자, 장소, 시간, 용구, 예산 및 대상 등을 밝혀   그 수행 순서를 예측하는 것
예 측	정보에 의해 행하여지는 계획 작성의 기본 작용으로서 계획하고자 하는 사항에 대해   앞으로의 행동을 미리 예견하는 것
사무계획화	기업의 모든 계층, 즉 경영층에서부터 작업층까지 두루 필요하며 행정이나 기업경영 중에   필요한 사무관리의 목표를 정하고 그것을 효과적으로 수행할 수 있도록 하는 것

         

      (2) 사무계획화의 효과

          ① 각종 낭비가 제거

          ② 사무원을 적재적소에 배치할 수 있음

          ③ 사무량을 연중 또는 월중으로 평준화시킴으로써 사무량의 과다/과소로 인한 혼란과 방비를 제거

             할 수 있으며, 사무 업무의 중복과 누락을 없애줌

          ④ 사무관리자가 정해진 기준에 의해 부하를 감독함으로써 상호 간 이해 분위기가 조성될 수 있음

          ⑤ 각종 사무용 비품이나 기기, 시설을 도입하는데 있어서 소요예산 결정이나 적정 기종 설비의

             선택이 용이하고 여러 가지 비용을 절감할 수 있음

      (3) 사무계획 수립의 계층별 체계

                                       

               TOP*최고층 : 기본계획

       Middle*중간관리층 : 부문별 운영계획

   Lower*하위감독층 : 각종 실시계획

Employee*작업층 : 작업계획

     

 

      (4) 사무계획 수립절차

          목적 → 목표 → 방침의 명확화 → 정보 수집 → 정보 분석 → 전제 설정 → 대안 구상 → 최종안 결정

      (5) 사무 처리 방식

개별 처리 방식	1인의 사무원이 정보의 수집부터 작성까지 모든 처리를 하는 것으로   사외 정보 사무, 일시적 사무, 돌발적 사무 처리를 할 경우에 적용되는 방식
로트(lot) 처리 방식	정보의 수집부터 작성까지를 여럿이 분담하여 처리하는 것으로   각 사무원이 각기 맡은 처리를 행한 다음 다른 사람에게 넘기는 방식
유동 작업 방식	사무의 처리 순서대로 사무기계 및 사무원을 배치하여   1인의 사무원 또는 1대의 사무기계 처리가 끝나면 다음 사무공정으로 진행하는 방식
오토메이션 방식	컴퓨터를 중심으로 한 OA기기를 사용하여 자동적으로 사무를 처리하는 방식

         

   2) 사무의 조직화 - 조직 관리 형태에 따른 대상 사무

라인(line) 관리 대상	▷ 사무소의 내외 및 각종 부속시설의 유지보존에 관한 사무   ▷ 문서의 수발 보관 및 정리 사무           ▷ 우편물의 집배와 분리 사무   ▷ 서기, 인쇄, 보관, 통신관련 사무           ▷각종 행사 및 방문객의 접대   ▷ 사무소 배치 및 집무환경의 정비 사무     ▷인사 관련 사무   ▷ 사무용 기계 및 기구 차량, 비품, 소모품 등 사무 용구에 관한 사무
스텝(staff) 관리 대상	▷ 사무의 분서고과 개선 사무 ▷ 사무 과정과 처리 방법에 대한 연구 사무 ▷ 사무 과정과 통제 방법에 관한 사무 ▷ 작업, 표준시간 및 동작에 관한 각종 연구 사무 ▷ 사무실 배치, 환경정리에 대한 연구발전 사무 ▷ 사무 조직, 정원, 사무량의 측정, 결과 분석 등츼 사무 ▷ 사무용 기계 기구 및 기타 설비의 관리유지에 대한 관리적 사무

     

 

   3) 사무의 분산화

      (1) 분산화 형태

부별 분산형	전사적 사무관리자 없이 각 부서별로 사무관리자를 두고   사무관리 업무를 집중하여 감독하는 형태
완전 분산형	부서별 사무관리자가 없이 물리적, 기능적으로 완전히 분산된 형태

         

      (2) 분산형 조직의 장/단점

장 점	▷ 작업의 목적, 효용을 보다 잘 알고 있는 관리자에 의해 그 사무에 대한 계획 or 통제를 하게 함 ▷ 무리한 운반이나 이를 이해하기 위해 소지되는 시간을 절약 ▷ 작업의 단조로움에 생기는 사기 저하를 방지
단 점	▷ 사무 작업의 표준화, 전문화 및 사무 작업량의 설정과 사무량의 측정, 인건비의 절감이 곤란 ▷ 전문 인력의 육성과 기계화 추진이 어려우며, 기술숙련도가 낮음

         

 

   4) 사무의 집중화

      (1) 물리적 집중형 장/단점

장 점	▷ 사무집행처리에 대한 감독을  철저히 할 수 있음 ▷ 제한된 인력을 효과적으로 활용                  ▷ 경제성과 생산성을 증대 ▷ 사무작업방법이나 수속을 개선하는 것이 용이     전문화를 가속화
단 점	▷ 타 부문에서 사무관리 부문으로 사무를 인도하고,  반대로 사무관리 부문에서 타 부문으로 사무를 인도하는데 필요한 만큼의 시간은 지연됨 ▷ 전문적, 기술적 작업이 반영되기 어려움 ▷ 비밀작업 유지가 안됨 ▷ 각 기능부서별의 중요성이나 긴급성이 감안되지 못함

         

      (2) 기능적 집중형 장/단점

장 점	▷ 개선의 기능 각 부서의 반발 또는 이들의 분권적 요구를 어느 정도 충족시켜 줌   ▷ 발생 장소를 주관하는 기능부서를 위한 서비스를 하기위해 별도 시간이 필요 없어   시간 절약의 효과가 있음     ▷ 기능 각 부서의 비밀이 유지
단 점	▷ 사무관리 측면의 전문적인 감독이 완전하지 못함    ▷ 설비나 사무기계의 신형, 대량 처리형의 도입이 늦어짐   ▷ 사무직원의 전문화나 훈련, 생산성 향상 등에 불리

         

 

2. 사무의 통제와 표준화

   1) 사무의 통제

      (1) 사무 통제 방법

정책	모든 통제의 근본을 이루는 것, 정책을 바탕으로 바른 통제가 전개되며 유지
예산	글 자체가 통제성을 지니는 것, 전 조직뿐만 아니라 조직의 각 부서를 위해 일반적으로 사용 방식
감사	조사 검사, 조회 혹은 평가 등의 방법으로 절차나 병세가 신규인 경우 또는   상황이 급속히 변화하는 경우  여러 번 반복 시행하는 것이 좋음
장표	통제의 방법 중 가장 강제력이 있는 것, 장표의 설계 및 발행도 통제가 필요
집중화	하나의 집단을 하나의 사무소에 통합시키는 물리적 집중화와   여러 집단을 한 사람 또는 한 집단에서 관리하는 기능적 집중화가 있음
절차	일을 수행하는데 있어서 따르지 않으면 안 되는 규정된 틀
기록	권한을 확립하고 방향을 지정하며 결과를 표시
보고	조직 전체를 통해 질서있는 방법으로 의사 소통이 이루어지도록 하는 것
일정	표준, 기계 및 개인의 능력, 활동 계획에 따라 수립
표준	주관적이든 객관적이든 사실에 입각한 표준은 가장 정확하며, 손쉬운 통제 방법이 됨

         

 

      (2) 사무 통제의 절차

계획	모든 사무활동에 대한 예비적인 단계로 무엇을, 어떻게, 어디서, 누가, 왜 하느냐를 결정하는 것
일정 수립	작업의 각 단계에서 시간을 결정하고, 작업의 지연을 예측하여 가장 좋은 작업 순서를 결정
준비	필요한 설비를 요구 시점에서 즉시 제공될 수 있도록 보장하는 것
전달	행사해야 할 권한을 발동시키는 것, 특정한 일을 시작할 시간이 오면 명령의 전달이 빠르고     효과적이며, 최저의 비용
지시	작업 수행 중의 동시적인 통제의 수단으로, 지시는 명백하고 정확하며 시종 일관된 것
감독	통제를 하거나 유지하는 유용한 수단
비교	계획된 성과와 얼마나 일치하는가를 평가하는 것
시정	계획과의 차이 또는 그 차이를 발생시킨 원인을 바르게 수정하는 것

         

 

     (3) 사무 통제를 위한 관리 도구

일정표	사무의 통제를 위해 가장 효과적이며, 자주 사용되는 방법
절차 도표	여러 단계의 제조공정을 거치게 되는 생산 현장에서 재료의 경과를 통제하기 위해 널리 사용
전달판	자동적으로 행해지는 동시에 전달판을 통해 각 사무원에게 전달
괘정판	원래 생산 통제 현장에서 완성 작업을 표시하기 위해 사용
간트 차트	부호를 사용하여, 절차 계획과 일정 계획의 내용을 작업자에게 쉽게 이해시키기 위한 것
PERT	어떤 사업이 있으면 그것을 최단시간 내에 완성할 수 있게 하는 방법
자동 독촉 제도	사무 계획을 세운 후 필요한 서류를 전담 직원에게 보관시켜 놓고,  전담 직원으로 하여금 자동으로 독촉하게 하는 제도
티클러 시스템	색인 카드철을 이용하여 날짜별로 철해 두었다가,  처리해야 할 날짜에 그 서류를 찾아 처리하는 방법

         

 

   2) 사무의 표준화

      (1) 개념

정 의	▷ 정책, 규격, 방법, 절차 등에 관하여 획일성 또는 통일성을 기하는 것 ▷ 수립된 표준은 실행 가능해야 하며, 어느 정도 융통성이 있어야 함
목 적	▷ 관리자가 직원들을 더욱 철저하게 감독, 통제할 수 있고 용어나 개념상의 통일을 기할 수 있음 ▷ 관련된 사람끼리의 공동 이해 촉진과 직원의 생산성 향상 및 통제의 강화로 낭비를 줄일 수 있음 ▷ 직원들의 사기가 높아지며 직원들을 능력별로 활용하기에 유리

         

 

      (2) 사무 표준의 종류

양(Quantity) 표준	일정기간 내에 생산되는 작업단위의 수를 말하며, 시간 표준을 포함
질(Ouality) 표준	사무 작업의 정확도를 뜻하며, 보통 %로 표시
양 및 질 표준	한 사무 작업에 양

         

 

3. 사무 환경 조건

   1) 사무실의 구조

      (1) 사무실의 개념 : 광의 적인 의미로는 사무 작업이 이루어지는 모든 실(室)을 말하며,

                          협의적인 의미로는 문서 사무 작업이 이루어지는 일반 사무실을 가리킴

      (2) 사무실 배치의 원칙

          ① 사무의 성질상 유사하거나 연락이 많은 부, 과는 거리적으로 가깝게 배치하여 작업의 편리를 도모하며

             일의 흐름이 직선적이 되도록 배치한다.

          ② 공중과 관계가 깊은 부, 과는 입구 근처에 배치하며 관리자의 개인실을 가능한 감소시키고 면적도 작게

             하며, 공동의 응접실이나 회의실의 활용을 도모하도록 한다.

          ③ 장래 확장에 대비하여 탄력성 있는 공간을 확보해 두고 장래의 자동화 계획도 계산해 넣어야 한다.

          ④ 사무실 배치에 있어서 가능한 한 독방을 제한한다.

 

   2) 사무 자동화와 사무실 공간

      (1) 책상 배치

            일반적으로 사용되는 대향식, 동향식, 좌우대향식

            이외에 자유방향식, ㄴ자형, +자형, S자형, T자형, U자형 등 다양한 형태가 있다.

	대 향 식	동 향 식
장 점	󰋯점유 면적이 적음   󰋯직무상 의사 소통이 원활함   󰋯전화기를 공동 사용할 수 있음   󰋯일련의 연속적인 사무흐름이 가능함	󰋯서로 쳐다보지 않으므로 집중력이 높음   󰋯잡담 등의 기회가 적어짐   󰋯감독하기에 편리함   󰋯질서정연한 인상을 줌
단 점	󰋯상대의 시선과 행동에 집중력 저하   󰋯충분한 여유 공간 확보가 어려움   󰋯업무외의 잡담 기회가 많아짐   󰋯감시적 느낌 떄문에 감독이 불편함	󰋯차지 면적이 대향식에 비해 10~20% 큼   󰋯직무상 의사소통이 불편함   󰋯전화대수가 적은 경우 매우 불편함   󰋯일련의 연속적인 사무흐름이 어려움

         

 

      (2) 채광과 조명

          ① 정의   󰋯채광 : 밖으로부터의 자연 빛을 얻는 것

                    󰋯조명 : 인공적으로 빛을 만들어 내는 것

          ② 조명의 종류

직접 조명	천장에 고정된 조명시설에서 아래로 직접 빛이 비추게 하는 방법으로   빛을 가장 효율적으로 사용할 수 있으나 눈이 쉽게 피로해짐
간접 조명	조명시설에 반사판 설치 or 빛 방향을 천장이나 벽으로 향하게 하여 거기에 반사된 빛을 이용   반사된 빛은 직접 비추는 빛보다 부드럽고, 눈의 피로도 덜하지만 전체적인 빛의 양이 줄어듦
반간접 조명	간접조명의 단점을 보완하기 위해 일부의 빛을 아래로 직접 비추도록 한 것으로   작업환경에 있어서 가장 효과적인 조명방법

             

     

      (3) 온도와 습도                               (4) 소음 대책

계 절	기 온	습 도
봄/가을	22~23㑁	50~60%
여 름	25㑁	50~60%
겨 울	18~20㑁	50~60%

장 소	허용도	장 소	허용도
일반사무실 현관 및 복도 전화교환실 컴퓨터실	50~55dB 60~65dB 65~70dB 75dB 이하	식 당 중 역 실 대회의실 소회의실	60~65dB 40~50dB 50~55dB 50dB 이하

                 

      (5) 정보기기 관련 기술 기준 및 환경 기준

          ① PC 설치 환경

          ▷ 전기적인 잡음이나 진동이 적은 곳에 설치해야 하므로 세탁기, 냉장고 등을 사용하는 곳은 피한다.

          ▷ 전기 사용 용량이 큰 기기(복사기 등 )와는 전원부를 공유하지 않도록 한다.

          ▷ 직사광선이 비치는 곳, 난로 등 난방열기기 근처 및 습기가 많은 곳을 피하여 통풍이 잘되는 곳을 고른다.

          ② 단말기 작업 자세

          ▷ 화면을 향한 눈의 높이는 화면보다 약간 높은 곳에서 내려다 볼 수 있게 한다.

          ▷ 화면과의 거리는 40~50cm가 적당

          ▷ 팔은 겨드랑이에 수직으로 하고 팔꿈치는 90 로 한다.

          ▷ 손등은 팔과 수평을 유지

          ▷ 원고대는 모니터 오른쪽에 50cm 이상 떼어 놓는다.